Schnellere Digitalisierung durch Corona?!

20. März 2020

Der Corona-Virus Sars-CoV2 / Covid-19 beschäftigt oder betrifft uns zur Zeit alle in irgendeiner Form. Messen und Kongresse werden abgesagt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, Arbeitsaufgaben sollen möglichst nur mehr von zu Hause erledigt werden, Kontakte eingeschränkt werden, um die Verbreitung des Virus möglichst gering zu halten oder zumindest zu verlangsamen. Wir haben uns in bereits vorangegangenen Magazin Artikeln mit der immer schneller werdenden Digitalisierung beschäftigt. Unternehmen müssen sich derzeit anders oder komplett um-organisieren und Homeoffice ist deshalb für viele von uns seit letzter Woche nicht nur mehr ein abstrakter Begriff.

 

Umorganisation in den Unternehmen

Unternehmen geben in diesen Tagen nicht nur Verhaltensregeln an ihre Mitarbeiter aus, wie z.B. auf das Händeschütteln zur Begrüßung zu verzichten, schließen vorsorglich Kantinen oder verteilen Mitarbeiter räumlich anders als bisher. Mit Arbeitsaufgaben, die im Homeoffice erledigt werden können, sollen - wo dies möglich ist - MitarbeiterInnen weiterhin tätig sein, wenn die technischen Voraussetzungen dafür vorhanden sind.

 

Digitalisierung von Arbeitsplätzen

Wie bereits weiter oben erwähnt, ist die Digitalisierung von Arbeitsplätzen und der Wirtschaft nun nicht mehr nur eine abstrakte, propagierte Anforderung von Wirtschaftsweisen. Sie stellt sich ganz real kleinen, mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen. Dass Arbeiten auch von zuhause aus erledigt werden können, bedarf natürlich einer gewissen Vorbereitung. Es müssen entsprechende Geräte wie Laptop / PC, Zugriffsberechtigungen und vieles mehr dafür vorbereitet bzw. bereitgestellt werden.

 

Homeoffice Arbeitsplatz - was wird benötigt?

Im Idealfall befindet sich der Homeoffice Platz in einem hellen Raum, mit ergonomischer Ausstattung an Möbeln sowie der notwendigen technischen Hardware wie PC / Laptop, Monitor, falls nötig Voice over IP (VOIP) sowie möglichst eine stabile und schnelle Internetverbindung. Mit einer Virtual Private Network (VPN)-Verbindung arbeitet der Laptop von zuhause aus, als wäre er ein ganz “normaler” Teil des Unternehmensnetzwerks. Diese Grundausstattung muss natürlich den jeweiligen betrieblichen Anforderungen genügen. Ein veralteter Laptop oder ausrangierter PC nützt gar nichts, wenn nicht die notwendige Software darauf läuft.

Beim Einsatz von mobilen Geräten bzw. Homeoffice-PCs gibt es aber auch noch ein paar weitere Aspekte zu beachten:

  • Achten Sie auf eine Trennung von dienstlich genutzten Geräten und privat genutzten Geräten!
  • Sorgen Sie dafür, dass der IT-Administrator nur die Möglichkeiten der Nutzung am Gerät erlaubt, die auch wirklich notwendig sind. Beispiel: Blockieren Sie die Möglichkeit über DVD-Laufwerke oder USB etc. schadhafte Dateien auf den Rechner und im weiteren Verlauf auf das Firmennetzwerk zu laden.
  • Zum verantwortungsvollen Umgang mit Firmen-Laptops gehört auch, diese sicher zu verwahren. Mitarbeiter sollten diese logischerweise nicht in Zügen liegen lassen und auch nicht zuhause anderen Familienmitgliedern etc. Zugang gewähren.

 

Wie ist das mit der Zusammen-arbeit?

Die Arbeit als Einzelperson von zu Hause aus, unterscheidet sich natürlich von der Arbeit im Büro. Der “Flurfunk” fällt weg und die einfachsten Fragen müssen nun per Telefon, E-Mail oder eine Chat-Software gestellt werden. Eine Chat-Software (textbasiert oder auch Video-Chat, wie z.B. Skype oder ähnliche Programme) oder ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst (z.B. Mattermost, Slack usw.) sorgen für den Austausch von Fragen, das schnelle Versenden von Skizzen, Screenshots etc. und können ein guter Ersatz für den direkten Kontakt bieten. Diese Art von Software eignet sich natürlich auch im Büro selbst als eine gute Ergänzung zum direkten Austausch.

 

Projekt- und Zeitmanagement

Für das Projektmanagement stehen eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Verfügung. Das reicht von einfachen Programmen mit To-Do-Listen bis hin zu umfangreichen SaaS-Lösungen mit Zeiterfassung, Angebotserstellung, Kostenplanung und so weiter. Hier ist also eher eine Lösung für das Unternehmen gefragt, die sich auch aus dem Homeoffice heraus aufrufen und nutzen lässt.

Große Player im Softwaregeschäft wie Microsoft und Google stellen derzeit Funktionen ihrer Business-Programme, die normalerweise kostenpflichtig sind, für eine gewisse Zeit kostenfrei bereit. Das ist einerseits sicherlich verlockend, andererseits sollten Sie sich die Zeit nehmen und in Ruhe prüfen, welche Software für die Projektarbeit, die Zusammenarbeit im Team oder auch als Software für Konferenzen etc. in Frage kommt.

 

Der Ausbau der Digitalisierung sowie moderne, digitale Strategien werden vermutlich aufgrund der jetzigen Corona-Krise schneller vorangetrieben. Defizite werden in der momentanen Situation sichtbar, aber unabhängig von den aktuellen Herausforderungen, ist sicher der raschere Umbau der Unternehmen und Verwaltungen sowie die digitale Nutzung von Diensten und Services, gefragter denn je.